辽源市中级人民法院文件处理工作标准(试行)
1.总则
1.1为进一步规范公文流转、办理工作,提高公文办理工作质量和效率,依照《党政机关公文处理工作条例》《人民法院公文处理办法》《吉林省高级人民法院文件处理工作标准(试行)》等相关规定,结合工作实际,制定本标准。
1.2本标准用于辽源市中级人民法院机关文件处理工作。
1.3机关公文是机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
1.4文件处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
1.5文件处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
1.6辽源市中级人民法院办公室主管本院的文件处理工作。
2.文件拟制
文件拟制是指对外发文在文件处理工作前的内容起草、审核、审阅等程序。
2.1起草。起草文件要严格按照《党政机关公文格式》规定内容进行规范排版。
文件一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。本标准主要将公文主体内容进行统一规范。
2.1.1标题。一般用2号小标宋体字,分一行或多行居中排布(若有红色分隔线,编排于红色分隔线下空二行位置);回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
2.1.2主送机关。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
2.1.3正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
2.1.4附件说明。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
2.1.5发文机关署名、成文日期和印章。成文日期一般右空四字编排,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
不加盖印章的公文在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
2.1.6附注。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
2.1.7附件。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
2.1.8其他。公文中各组成部分的标识规则,参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
2.1.9公文用纸。采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。公文用纸页边及版心尺寸见图。
2.1.10页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
2.2审核。文件文稿在报分管院领导审阅前,部门负责人就行文理由是否充分、行文依据是否准确、行文内容是否有错漏、文种的使用、公文格式是否符合《党政机关公文格式》国家标准的有关规定等进行审核。
2.3审阅。发文必须经分管院领导审阅,并按审阅意见进行处理。
3.办理流程
3.1文件处理包括收文办理、发文办理和整理归档。
3.2除涉密文件或特殊情况外,一般情况下,日常收文、发文通过内网公文系统办理。
3.3收文办理主要程序是:
3.3.1签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。如发现问题(如散包、被拆、错送、错投等)须及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。
3.3.2登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。机要员将公文发文机关、发文字号、公文标题、密级、份数、发文时间及处理情况逐项分类登记、编号,以利管理、查询和催办。
3.3.3初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是;是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。
3.3.4拟办、批办。对阅知性公文办公室应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。对批办性公文,办公室应当根据公文内容和性质提出拟办意见报院领导批示或者直接转有关部门办理。需要两个以上部门办理的,应当在拟办意见中明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。
3.3.5承办。承办部门对交办的公文及时办理,不得延误、推诿,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。属承办部门职权范围内的事项,承办部门应当提出明确办理意见和处理结果;涉及其他部门业务范围的事项,应当主动与有关部门协商,共同提出明确意见和办理结果,送分管院领导审批。对不属于本部门职权范围的事项或不适宜由本部门承办的,应当及时向批办院领导说明理由退回;办公室直接交办的应当迅速退回办公室并说明理由。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
3.3.6传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
3.3.7催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
3.3.8答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
3.4发文办理主要程序:
3.4.1复核。已经院领导签批的公文,印发前承办部门应对公文的审批手续、内容、文种、密级、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报签批人复审。
3.4.2登记。对复核后的公文,如需中院“上号文件”印发,办公室应在上号前进行校核,校核无误后确定发文字号,并对相关要素进行详细记载。
3.4.3校对。承办部门应当提供给办公室拟印的公文电子版,以便打印文稿清样以及公文印制。公文签发后公文正式印制前,承办部门要以签发公文的原稿为蓝本,同打印的文稿清样进行校对。校对的重点是:校正与原稿不符的部分;补正被遗漏的部分;校正错别字词;校正标点符号、公式、图表方面的错漏;纠正格式方面的差错;查找公文中的疏漏。承办部门校对中发现问题后应当向办公室反映,对实质内容的改动须征得签发人同意。
3.4.4印制。经校对的公文由承办部门负责印制,公文印制必须确保质量和时效,印制要力求高质量,高效率。文印的格式要符合规范,布局要得体、美观,字迹要清晰。涉密公文应当在符合要求的场所印制。绝密公文应当指定专人负责。
3.4.5核发。公文印制完毕后,承办部门应当对公文的文字、格式和印刷质量再次进行检查后分发,并将成稿5份送办公室归档。
3.5上级已普发的文件,不得层层转发;确需转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,如无补充内容,可以采用翻印形式,不抄送被转发机关。
3.6涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
3.7需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关归档,相关机关保存复制件。纸质收文应在办理完毕十五日内交办公室档案人员归档。电子文件应当在办结后点击归档。
发布人: 管理员
来源: 本站原创
发布时间: 2022-12-04 21:25:52
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